Arbeitszeiterfassung: Pflicht auch im kleinen Betrieb
Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts 2022 ist klar: Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht, auch in kleinen Betrieben. Dieser Ratgeber erklärt, was dahintersteht, was erfasst werden muss und wie es ohne viel Aufwand gelingt.
Woher die Pflicht kommt
Der Europäische Gerichtshof hat im Mai 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein System einrichten müssen, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 festgestellt, dass diese Pflicht in Deutschland bereits gilt. Es leitet sie aus dem Arbeitsschutzgesetz ab.
Damit ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht für Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Eine eigene gesetzliche Neuregelung im Arbeitszeitgesetz stand bei Redaktionsschluss noch aus. Prüfen Sie deshalb den aktuellen Stand.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Was erfasst werden muss
Erfasst werden Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Pausen gehören ebenfalls dazu, denn nur so lässt sich prüfen, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten sind. Wichtig ist, dass das System verlässlich ist und die Angaben nachträglich nachvollziehbar bleiben.
Eine bestimmte Form schreibt die Rechtsprechung bislang nicht vor. Papier ist also nicht verboten. Allerdings wird eine Tabelle schnell lückenhaft, und eine elektronische Erfassung erleichtert Auswertung und Kontrolle deutlich.
Vertrauensarbeitszeit und Außendienst
Auch bei Vertrauensarbeitszeit ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Lage verzichtet, nicht auf die Erfassung. Beschäftigte können ihre Zeiten dabei selbst eintragen.
Im Außendienst und auf Baustellen hilft eine Erfassung auf dem Handy. Wer morgens beim Kunden beginnt, stempelt dort per Knopfdruck, statt abends aus dem Gedächtnis nachzutragen. Das erhöht die Genauigkeit und spart Diskussionen.
Urlaub und Abwesenheiten mitdenken
Neben der Arbeitszeit fallen Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten an. Sinnvoll ist ein System, in dem beides zusammenläuft: Urlaubsanträge mit Genehmigung, Krankmeldungen und ein Kalender mit den Feiertagen des Bundeslands, in dem jemand arbeitet.
So sehen Sie Resttage ohne Nachrechnen, und Anträge landen beim zuständigen Vorgesetzten. Zudem stimmt die Soll-Arbeitszeit, weil Feiertage nicht pauschal, sondern je Bundesland berücksichtigt werden.
Einfach starten im kleinen Betrieb
Beginnen Sie mit einer Stempeluhr für Kommen und Gehen und einer klaren Regel für Pausen. Erklären Sie kurz, warum die Erfassung nötig ist, damit sie nicht als Misstrauen ankommt. Danach ergänzen Sie Urlaubsanträge und Abwesenheiten.
servuno bringt dafür die Mitarbeiterverwaltung mit: Stempeluhr, Urlaubsanträge mit Genehmigung, Abwesenheiten und einen Jahreskalender mit den Feiertagen Ihres Bundeslands. Damit ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht erfüllt, ohne ein weiteres System einzuführen.
Kurz gesagt: Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht für alle Arbeitgeber, auch bei Vertrauensarbeitszeit. Erfasst werden Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, am besten elektronisch und zusammen mit Urlaub und Abwesenheiten.
Wie die Mitarbeiterverwaltung von servuno aussieht, steht auf der Seite Mitarbeiterverwaltung.
Häufige Fragen zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung
Gilt die Pflicht auch für Kleinbetriebe?
Ja. Die Rechtsprechung macht keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Auch wer nur wenige Beschäftigte hat, muss die Arbeitszeit erfassen.
Muss die Erfassung elektronisch sein?
Eine bestimmte Form ist bislang nicht vorgeschrieben. Elektronisch ist sie aber verlässlicher und leichter auszuwerten.
Dürfen Beschäftigte selbst erfassen?
Ja, der Arbeitgeber kann die Erfassung übertragen. Er bleibt aber dafür verantwortlich, dass sie stattfindet.
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