Wartungsverträge verwalten: Turnus, Fristen und Abrechnung im Griff
Wartungsverträge sind planbarer Umsatz — wenn keiner durchrutscht. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Wartungsverträge verwalten, sodass Termine pünktlich stattfinden und die Abrechnung danach nicht vergessen wird.
Warum Wartungsverträge durchrutschen
In vielen Betrieben stehen Wartungsverträge in einem Ordner, die Termine in einem Kalender und die Abrechnung in einer Tabelle. Drei Orte, die niemand gleichzeitig im Blick hat. Ändert sich ein Preis oder zieht ein Kunde um, ist mindestens eine Stelle veraltet.
Wer Wartungsverträge verwalten will, braucht deshalb einen Ort, an dem Vertrag, Turnus, Termin und Abrechnung zusammenhängen. Dann reicht eine Änderung, und alles andere stimmt mit.
Leistung, Turnus und Preis festlegen
Beschreiben Sie zuerst Ihre Leistungen einmal zentral: zum Beispiel jährliche Heizungswartung, halbjährliche Prüfung oder monatliche Betreuung. Jede Leistung bekommt einen Turnus und einen Standardpreis. Gebucht wird dann beim einzelnen Kunden.
Wichtig ist, dass der Preis je Kunde abweichen darf. Derselbe Wartungsvertrag kostet nicht bei jedem gleich, etwa wegen Anfahrt oder Anlagengröße. Ein gutes System erlaubt deshalb einen eigenen Preis an der Buchung, ohne die Leistung doppelt anzulegen.
Fristen erinnern statt merken
Ist ein Turnus hinterlegt, sollte das System an die nächste Fälligkeit erinnern. Eine Wiedervorlage mit Mail an die zuständige Person sorgt dafür, dass niemand daran denken muss. Gerade bei jährlichen Terminen ist das entscheidend, denn nach zwölf Monaten erinnert sich kaum jemand von selbst.
Legen Sie Erinnerungen mit etwas Vorlauf an, etwa vier Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, den Kunden anzurufen und einen Termin zu vereinbaren.
Touren sinnvoll bündeln
Wartungen finden beim Kunden statt, also gehört die Fahrt zur Planung. Bündeln Sie Termine nach Gegend. Ein Blick darauf, welche Kunden im Umkreis einer Baustelle liegen, spart oft eine eigene Fahrt.
Hilfreich ist eine Umkreissuche mit Entfernung und letzter Leistung. Dann sehen Sie auf einen Blick, wer in der Nähe ist und ob eine Wartung bald fällig wird. So legen Sie zwei Termine auf eine Strecke.
Wiederkehrend abrechnen
Nach der Wartung kommt die Rechnung, und genau dort geht in vielen Betrieben Umsatz verloren. Wer Wartungsverträge verwalten will, sollte die Abrechnung deshalb aus den Buchungen ableiten: Das System rechnet aus, was nach Turnus fällig ist, und Sie haken ab, was gestellt wurde.
Offene Posten bleiben damit sichtbar, bis sie erledigt sind. Mit einer Übergabe an die Buchhaltung, etwa an Lexware Office, entfällt zudem das doppelte Erfassen.
Kurz gesagt: Wer Wartungsverträge verwalten will, legt Leistung, Turnus und Preis zentral an, bucht je Kunde mit eigenem Preis, erinnert an Fristen, bündelt Touren und rechnet aus den Buchungen ab.
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Häufige Fragen, wenn Sie Wartungsverträge verwalten
Kann jeder Kunde einen eigenen Preis haben?
Ja. Die Leistung legen Sie einmal an, den Preis passen Sie an der Buchung beim jeweiligen Kunden an.
Wie erfahre ich von fälligen Wartungen?
Über Wiedervorlagen mit Mail. Die zuständige Person bekommt eine Nachricht, wenn der Termin näher rückt.
Lässt sich die Abrechnung automatisieren?
Weitgehend. Das System rechnet aus, was fällig ist; Sie prüfen und haken ab, was gestellt wurde.
Selbst ausprobieren
Fordern Sie einen Demozugang mit Musterdaten an — Kunden, Leistungen, Tickets und Rechnungen sind schon angelegt. Ohne Zahlungsdaten, nach sieben Tagen endet der Test von selbst.