Kundenportal einführen: so nehmen Ihre Kunden es an
Ein Kundenportal spart Anrufe und Mails — wenn Kunden es nutzen. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie ein Kundenportal einführen, das Ihre Kunden gern öffnen, statt es nach dem ersten Login zu vergessen.
Warum ein Kundenportal?
Viele Anfragen wiederholen sich: Wie lautet meine Kundennummer? Was habe ich gebucht? Können Sie mir die Rechnung noch einmal schicken? Jede dieser Fragen kostet einen Anruf oder eine Mail. Ein Kundenportal beantwortet sie, bevor jemand fragt.
Zudem wirkt ein eigenes Portal professionell. Kunden kennen das von großen Anbietern und schätzen es auch bei kleineren Betrieben. Wer ein Kundenportal einführen will, sollte deshalb zuerst klären, welche Fragen am häufigsten kommen.
Was ins Portal gehört
Beginnen Sie klein. Typische Inhalte sind die gebuchten Leistungen mit Preis und Turnus, die eigenen Stammdaten zum Ändern, freigegebene Dokumente wie Rechnungskopien und die Möglichkeit, eine Anfrage zu stellen. Das deckt die meisten Anrufe bereits ab.
Später ergänzen Sie, was sich bewährt. Zum Beispiel Nachrichten am Vorgang statt per Mail oder Neuigkeiten, die alle Kunden sehen. Wichtig ist, dass jede Funktion einen klaren Nutzen hat. Ein volles Portal, das niemand versteht, hilft weniger als ein schlankes.
Die Anmeldung einfach halten
Die größte Hürde ist das Passwort. Kunden vergessen es, rufen an, und Sie setzen es zurück. Deshalb lohnt sich eine Anmeldung ohne Passwort: Der Kunde gibt seine E-Mail-Adresse ein und bekommt einen Link, mit dem er sich anmeldet.
servuno arbeitet genau so. Damit entfällt das vergessene Kennwort vollständig, und die Hürde für den ersten Besuch sinkt. Achten Sie zudem darauf, dass das Portal unter Ihrem Namen und Logo auftritt, damit Kunden es sofort zuordnen.
Kunden zum Portal führen
Ein Portal, von dem niemand weiß, bleibt leer. Weisen Sie deshalb bei jeder Gelegenheit darauf hin: in der Mailsignatur, auf der Rechnung, am Telefon. Antworten Sie auf wiederkehrende Fragen mit dem Hinweis, wo die Antwort im Portal steht.
Hilfreich ist ein kurzer Start. Schicken Sie Ihren Kunden eine Einladung mit zwei Sätzen, was sie im Portal finden. Wer einmal gesehen hat, dass die Rechnungskopie dort in Sekunden liegt, kommt wieder.
Intern vorbereiten
Bevor Sie ein Kundenportal einführen, sollten Ihre Daten stimmen. Prüfen Sie Anschriften, gebuchte Leistungen und Ansprechpartner. Ein Kunde, der im Portal falsche Daten sieht, verliert schnell das Vertrauen.
Legen Sie außerdem fest, wer neue Anfragen aus dem Portal bearbeitet und wie schnell. Ein Portal weckt Erwartungen. Bleiben Anfragen dort tagelang liegen, wirkt das schlechter als ein Telefon, das klingelt.
Kurz gesagt: Wer ein Kundenportal einführen will, beginnt mit den häufigsten Fragen, hält die Anmeldung ohne Passwort einfach, weist aktiv darauf hin und sorgt intern für saubere Daten und schnelle Antworten.
Wie das Kundenportal von servuno aussieht, steht auf der Seite Kundenportal.
Häufige Fragen, wenn Sie ein Kundenportal einführen
Brauchen meine Kunden eine App?
Nein. Ein gutes Kundenportal läuft im Browser, am Rechner wie am Handy. Eine Installation ist nicht nötig.
Was kostet ein Kundenportal?
Bei servuno ab 9,90 Euro im Monat als Modul. Kunden im Portal zählen nicht als Zugang, Sie können also beliebig viele einladen.
Sehen Kunden alle Dokumente?
Nein. Sie geben einzelne Dokumente gezielt frei. Interne Unterlagen bleiben intern.
Selbst ausprobieren
Fordern Sie einen Demozugang mit Musterdaten an — Kunden, Leistungen, Tickets und Rechnungen sind schon angelegt. Ohne Zahlungsdaten, nach sieben Tagen endet der Test von selbst.